公司租赁办公室需要注意什么事情?怎么选择合适的办公室位置?_「松汇智企」

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公司租赁办公室需要注意什么事情?怎么选择合适的办公室位置?
发布者:松汇智企 点击: 发布时间:2021-09-11

  一、明确公司需求

  对于公司需求,大家可以从五个方面进行考虑:

  1、估算办公面积,包括办公位数量、办公设备占地、办公室等。

  2、预留新员工入职位置,尤其根据公司人员流动情况,选择合适的面积,预留出一定的弹性空间。

  3、明确选址原则,主要考虑:行业聚集需求,交通需求,办公楼性质、等级与外形需求、财税优惠政策等,以便圈定选址的区域;

  4、明确预算范围,确定选择的办公室租金在公司承受范围内。

  5、因为公司的特性而产生的一些特殊需求,例如创业企业需要的办公楼业态,产业园的孵化器。

  二、注意办公楼的软硬件条件

  1、地理位置是否恰当,交通是否方便,这关系到客户来往,员工上下班需要耗费的时间。通常以更靠近市中心,更靠近地铁站或者交通枢纽为宜;

  2、周边配套是否完善,主要是有没有餐馆、便利店。虽然现在外卖很普及,但也要考虑到员工外出午餐的需求。此外有商厦、酒店、娱乐场所会更好;

  3、注意办公楼的建筑硬件环境,必须考量的因素有建筑外观是否得体,能与企业和所在行业形象相匹配;

  大堂装修是否整洁,观感舒适,档次符合企业层次;

  电梯数量是否足够,高峰期间上下行时间可控;

  公共环境是否整洁,这不仅影响观感,同时也反应了物业管理水平;

  办公区内层高是否足够,通常不低于2.8米(至吊顶之间),以免压抑;

  可供选择的空间户型是否方正,减少装修损耗;

  朝向采光是否足够明亮,以免影响员工办公和心理健康;

  空调是独立主机控制还是中央空调统一提供,后者办公时间过后是否还会有,或者提供的时间段是否涵盖公司包括加班在内的工作时间段;

  大城市的话注意停车位是否紧张,月租多少,在不在可接受范围内;

  4、注意办公楼的建筑质量,没有漏水、破损,是否会影响到办公;

  5、注意办公楼的得房率,通常所说的面积是建筑面积,不是使用面积,得房率低于70%就是额外增加成本。如果高于70%,实际负担会变小;

  6、注意物业服务,可以观察物业人员的形象、年龄,通常形象好,年轻的,物业服务会更好一些。还有公共空间、卫生间的整洁度也能看出物业服务水平,脏乱差到一定程度,除非租金非常便宜,就不用考虑了,会影响员工工作情绪;

  7、注意物业费用和其他固定费用,避免出现租得起用不起的情况;

  8、注意有没有商务中心或者额外楼内大会议室可以出租,在需要开大会,或者接待的时候比较便利,不过这不是必须,看公司的需要而定。

  三、注意租约的条款

  1、出租方是否有对办公空间的处置权,例如是产权人还是具有法律效力的全权委托人,是否转租方。如果是转租方,是否与产权人/全权委托人达成协议,并告知对方同意,这是最重要的;

  2、免租期,越长越好,通常会给半个月到一个月,这需要谈判,没有明确标准;

  3、押金和租金支付方式,行业惯例一般是押一付三或是押二付三,约定银行转账,不要用现金或者第三方支付,以免调不到租金流水记录;

  4、物业费和其他固定与办公室有关的费用,例如垃圾费、保洁费等,由谁来承担的约定;

  5、修缮责任归属,哪些部分,哪些设备,损坏后由谁负责修理,费用由谁承担;

  6、超过一年的租约要么是直接约定合约内其他时间的租金,要么约定每年变化比例上限(还要注意比例的基点,通常是和前一年相比);

  7、优先承租权或者扩租权,也就是在租约满后,同等条件下享有优先承租权,或者在需要扩大面积时,如果同时存在另外一个需求方,有优先承租权;

  8、转租权,要明确是否有权转租,如果可以转租需要走什么样的流程;

  9、租约还原,也就是退租时,办公空间需要恢复到什么状态,明确一个可判断的标准;

  10、提前解约的权力与义务以及违约责任,也就是双方什么情况下有权提前解约,一旦发生这种情况,彼此拥有哪些权利,需要承担哪些义务。违约前提下解约,违约方的权利与义务;

  11、交付时的办公空间状态、设备的完好程度说明,以及损坏、变更情况发生后的对应责任,例如赔偿、恢复等,还有合理损坏范围说明。

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